Dobro sporočilo za javnost ni velika znanost. Odlikuje ga slovnično pravilen tekst in primerna vsebina, ki jasno sporoča, kar želimo povedati. Sporočilo za javnost je namenjeno – javnosti. In ker je javnosti več, moramo vedeti, katero nagovarjamo.
Kot primer vzemimo jadralni klub, ki ima naslednje javnosti:
- člani (tudi te lahko delimo na aktivne in neaktivne, na jadralce in simpatizerje, na starše otrok, ki jadrajo, na tekmovalce, itd.),
- sponzorji in donatorji kluba,
- predstaviki lokane skupnosti;
- udeleženci dotične regate, ki jo klub organizira,
- podporniki in navijači,
- jadralci drugih klubov,
- širša javnost, itd.
Glede na to, koga nagovarjamo, izberemo slog pisanja. Strokovno jadralsko javnost bomo nagovorili v drugačnem jeziku kot širšo javnost, člane kluba morda nekoliko manj formalno, sponzorje verjetno bolj.
Največkrat nagovarjamo širšo javnost, ki jo želimo obvestiti o nekem prijetnem in uspešnem dogodku. Recimo, da napovedujemo prihajajočo regato ali pa jo želimo obvestiti o pravkar končani. Osnovna predpostavka je, da ve javnost o našem dogodku veliko manj od nas, zato ji moramo posredovati tudi informacije, ki se nam morda zdijo samoumevne. Poleg tega je velika verjetnost, da bo na naše sporočilo (ko bo nekje objavljeno) slučajno naletel tudi kdo, ki ga jadranje niti zares ne zanima. Pritegnil ga bo naslov ali pa dobra fotografija. Če bo sledil zanimiv in informativen tekst, ga bo prebral in naše sporočilo bo doseglo enega človeka več. Če bo vsebina dolgočasna in suhoparna, bo odnehal kmalu po prvem stavku.
Poglejmo najprej primer slabega sporočila za javnost.
Zaključena Zalivska regata
Pretekli konec tedna smo organizirali zdaj že tradicionalno Zalivsko regato. Udeležilo se je je 25 jadrnic, ki so se pomerile v šibkem južnem vetru. Ker je bilo vetra malo, smo morali sobotni plov prekiniti, medtem ko smo uspeli nedeljskega izpeljati do konca. Zmagala je jadrnica Miška1, ki jo je krmaril Janez Novak, na drugo mesto se je uvrstila Mucka s Petrom Kovačem in na tretje Žabica s skiperjem Andrejem Vetrovnikom. Regati je sledila podelitev in zabavno druženje.
Kaj je v zgornjem sporočilu narobe?
Kaj izve povprečen bralec iz zgornjega teksta? Česa ne izve? Je tekst medijem dovolj prijazen?
1. Sporočilo za javnost je napisano v prvi osebi. S tem smo uredniku takoj naložili nekaj dodatnega dela – vsebino mora spremeniti tako, da bo opisovala dogodek v tretji osebi. V prvi osebi lahko napišemo blog ali novico za na svojo klubsko spletno stran. Sporočila za javnost vedno pišemo v tretji osebi.
2. Celoten tekst je napisan v enotni pisavi in brez poudarkov, ki bi pritegnili bralca, uredniku pa pomagali, da izlušči najpomembnejše. Predpostavljajmo tudi, da (razen nekaterih izjem), športni uredniki niso specializirani za jadranje. Tudi oni zato potrebujejo našo pomoč in vodenje, da znajo iz teksta izluščiti najpomembnejše.
3. Iz teksta izvemo, da se je pretekli konec tedna odvijala nekakšna tradicionalna regata, imenovana Zalivska regata.
4. Če zraven ni datuma, ne vemo, kateri je v tem primeru 'pretekli konec tedna'? Informacijo bodo morda nekateri mediji res objavili že takoj po prejemu (v nedeljo ali ponedeljek), a vrsta medijev je tedenskih, celo mesečnih. Potrebno je dodati datum.
5. Ne izvemo, katera po vrsti je že regata, glede na to, da je tradicionalna. Tradicionalna tretja ali tradicionalna 22.?
6. Ne izvemo, kje se je regata odvijala: v slovenskem ali hrvaškem morju? V Piranskem zalivu ali pred Izolo, mogoče v Kopru?
7. Mi vemo, kdo je regato organiziral. Mi smo jo. A iz teksta tega ne izvemo. Kateri od klubov, ekipa prijateljev?
8. Ne izvemo, za kakšno regato sploh gre, katerim jadrnicam oziroma jadralnim razredom je bila namenjena. Optimistom, fireballom, potovalnim jadrnicam odprtega razreda?
9. Ne izvemo, kakšnega tipa je bila regata: se je jadralo tehnične plove, morda navigacijo?
10. Ne izvemo, kakšna je bila konkurenca; so prišli vsi najboljši ali ne? Ta informacija nam bo pomagala umestiti zmagovalce na pravo mesto.
11. Ne izvemo, če je bilo jadralcev več ali manj kot prejšnja leta.
12. Vsebina je suhoparna; iz nje ne izvemo ničesar o poteku regate (razen, da so sobotni plov prekinili), ne vsebuje nobene izjave, nobenih občutkov ...
Dobro sporočilo za javnost naj izgleda približno takole:
SPOROČILO ZA JAVNOST
ZA TAKOJŠNJO OBJAVO
Kraj, datum oddaje sporočila za javnost
Te prve tri vrstice so INFORMACIJA za uredništvo: gre za sporočilo za javnost, ki ga lahko objavijo takoj, ko ga prejmejo. V primeru, da bi sporočilo vsebovalo recimo informacijo o nagrajencu, ki bo javno znan šele na večerni podelitvi, lahko sporočilo pošljemo medijem že prej, vendar namesto ZA TAKOJŠNJO OBJAVO napišemo, da je objava zadržana do npr. 22. ure določenega dne.
NASLOV, ki pritegne:
Morski volkovi rezali valove na zadnji regati letošnje sezone
Naslovu naj sledi UVOD, v katerem povemo osnovne stvari. V kolikor bi urednik naše sporočilo močno skrajšal, bi iz tega prvega dela bralec še vedno dobil vse ključne informacije. Ta del lahko poudarimo s krepko pisavo.
Pretekli konec tedna, 24. in 25. septembra, se je v Piranskem zalivu pod okriljem Jadralnega kluba Orca odvijala zadnja regata letošnje sezone, zdaj že 15. tradicionalna Zalivska regata za potovalne jadrnice odprtega razreda. Topli in sončni jesenski dnevi so na obalo in na regatno polje pred Portorožem tokrat privabili kar 25 ekip. Že tretjič zapored je slavila ekipa Miške1 krmarja Janeza Novaka.
Temu sledi VSEBINSKI DEL, iz katerega izvemo nekaj več o regati, če nas zanima:
Zalivsko regato so leta 1999 na pobudo jadralca Marka Palubnika prvič organizirali v takratnem Jadralnem klubu Debelce in zaradi zanimivega formata, v soboto se jadra tehnični plov in v nedeljo navigacija do oceanografske boje in nazaj, je hitro pridobila številne zveste privržence. Kasneje je organizacijo regate prevzel JK Orca in nanjo povabil tudi jadralce iz sosednjih Italije in Hrvaške, kar je še dodatno začinilo dogajanje na regatnem polju. O vse večji priljubljenosti regate priča vsako leto večje število prijavljenih jadrnic, letos jih je nastopilo kar 25, med njimi tudi pet italijanskih in štiri hrvaške. Med slovenskimi ekipami so bile zbrane vse najboljše, tudi Žabica krmarja Andreja Vetrovnika kot vodilna v letošnji razvrstitvi za Pokal Slovenije.
Na kratko izvemo nekaj o zgodovini regate; pojasnimo format regate; mednarodna udeležba doprinese k ugledu regate; število jadrnic je rekordno; na našo regato pridejo tudi najboljši!
Topel in sončen konec tedna pa žal vsaj v soboto jadralcem ni naklonil veliko vetra. Tehnični plov so morali zato že kmalu po startu prekiniti, saj je veter padel pod dovoljeno vrednost za veljavnost regate in po dobri uri čakanja je regatni odbor jadralce poslal na obalo. Toliko boljši jadralski pogoji so bili v nedeljo, ko je Portorož dosegel srednje močan jugo do 15 vozlov, v katerem so se najbolje znašle najbolj izkušene posadke: slavila je Miška1 krmarja Janeza Novaka, na drugo mesto je prijadrala Mucka s Petrom Kovačem in na tretje Žabica skiperja Andreja Vetrovnika.
Ta del teksta je bolj zanimiv za jadralske medije in manj za splošne; če ga bo urednik nejadralskega medija skrajšal in ohranil samo vrstico ali dve, s tem naše celotno sporočilo ne bo veliko izgubilo.
Janez Novak, Miška1: »Žal nam je bilo za soboto, bil je res krasen dan, a škoda, brez vetra. Vseeno smo se imeli odlično, organizator je lepo poskrbel za nas tudi z večerjo in dobrim bendom. Danes je bilo več vetra, zato smo imeli nekaj težav na startu, potem pa smo vseeno dobro odjadrali, tako da smo zadovoljni. Lepa regata, zagotovo pridemo tudi drugo leto.«
Miha Organizator, vodja organizacijskega odbora regate: »Zelo smo veseli, da se naše regate udeležuje vsako leto več jadralcev, tudi iz tujine. Gledali smo lahko lepo borbo na vodi, jadralci so pokazali dobro jadranje in upam, da so bili z našo regato zadovoljni. Za prihodnje leto pripravljamo nekaj novosti, ki bodo še popestrilo našo regato, a naj zaenkrat ostanejo skrivnost.«
Izjave dodajo k zanimivosti in kredibilnosti teksta; ljudje bolj verjamemo eden drugemu kot »instituciji« – klubu. Če napišemo, da smo organizirali odlično regato ima to manjšo težo kot v primeru, da to pove kateri od udeležencev. Poskrbimo, da dobimo pozitivne izjave udeležencev, ki jih navedemo z imenom in priimkom. Ljudje se radi vidimo v medijih. Več izjav, več ljudi bo kupilo izvod, večji doseg našega sporočila (a ne pretiravajmo!).
S tem se je letošnja regatna sezona za jadrnice odprtih razredov končala, prva regata prihodnje sezone bo Maestralka v organizaciji JK Maestral v prvih dneh marca.
Na lep način napovemo prvo regato naslednje sezone; mogoče si bo kdo od urednikov naredil opomnik in ko bo spomladi od JK Maestral dobil informacijo o tej regati, se bo spomnil, za kaj gre.
Več na www.regataorca.si
Rezultati: www.regataorca.si/rezultati
Več informacij: Miha Organizator, 041 111 111, miha.organizator@orca.si
Kot ZAKLJUČEK navedemo povezave in kontaktne podatke za več informacij. Pred tem poskrbimo, da bo ustrezna vsebina dejansko objavljena, da bo Miha Organizator lahko odgovoril na telefonski klic in bo pripravljen dati izjavo.
Takšno sporočilo za javnost ponuja medijem dve možnosti:
• Lahko ga objavijo v celoti, saj lepo povzame dogajanje na regatnem polju; z njim nimajo dodatnega dela, kar je seveda zelo dobrodošlo. To je predvsem aktualno za jadralske medije in za spletne, ki niso tako omejeni s prostorom.
• Lahko ga preoblikujejo po svoje in ker vsebuje dovolj informacij, ga brez težav skrajšajo, ali pa se morda pri organizatorju pozanimajo za kakšno dodatno informacijo in iz njega naredijo svoj tekst. V vsakem primeru smo dosegli namen – objavo našega sporočila, s tem pa priložnost, da je informacija o naši regati dosegla javnost.
Format poslanega teksta
Medijem pošiljamo sporočilo za javnost v wordovem dokumentu. Lahko ga dodamo kot priponko, lahko pa tekst prilepimo kar direktno v elektronsko sporočilo. Izogibajmo se sporočilu v .pdf dokumentu, saj je iz njega težko (včasih pa nemogoče) kopirati tekst in v tem primeru je bilo naše delo zaman, saj je nerealno pričakovati, da bodo novinarji oziroma uredniki naše sporočilo pretipkali.
Oblikovanje teksta
Čeprav nas rado zamika, da bi tekst čim bolj umetelno oblikovali, se temu skušajmo upreti. Uredništva imajo za to ustrezne programe in izšolane ljudi, ki najraje vidijo, da dobijo tekst v kar najbolj preprosti obliki. Osredotočimo se zato na nekaj poudarkov, ki bodo olajšali razumevanje in strukturo teksta, ločimo naslov, uvod, osrednji del teksta in dodatne informacije, nikar pa ne uvajajmo cele vrste različnih fontov, zamikov, barv, ležečega teksta in podobnega. Odstranjevanje teh dodatkov urednikom, novinarjem oziroma redaktorjem predstavlja dodatno delo in če nimajo časa je to dovolj dober razlog, da bo prednost dobila druga vsebina.
Fotografije
Sporočilu priložimo še nekaj fotografij, ki naj bodo nizkoresolucijske. Za objavo v elektronskih medijih je dovolj dobra resolucija 800 x 600 pixlov. V sporočilu medijem ne pozabimo napisati, da so za tisk po želji na voljo fotografije v visoki resoluciji.
Fotografija naj bo dobre kakovosti in s privlačnim motivom. Če pošiljamo fotografije z regate, je priporočljivo, da vsaj ena fotografija prikazuje situacijo na vodi, druga pa morda podelitev in najboljše. Pri teh ne pozabimo napisati imen.
Priporočljivo je, da fotografiji primerno poimenujemo.
Namesto: 2254.jpg
naj se fotografija raje imenuje: podelitev zalivska regata_jk orca_foto miha organizator.jpg
Predpostavljajmo, da imajo mediji tono fotografij in da uredniki, oblikovalci in ljudje, ki delajo prelom, ne poznajo ljudi na fotografiji in ne vedo niti, kateremu dogodku pripada. Olajšajmo jim delo in zmanjšajmo možnost, da se naša fotografija pomotoma pojavi ob kakšnem povsem drugem dogodku. Poleg tega bo takšen opis kar sam vlekel k temu, da bo urednik dodal k fotografiji še podnapis – saj smo mu ga na nek način že posredovali v imenu fotografije; s tem bomo dobili še nekaj dodatne pozornosti. Vedno lahko seveda podnapis k sliki dodamo tudi sami, na koncu teksta.
Sporočilo za javnost lahko izboljšamo tudi s tem, da mu
dodamo logotip našega kluba.
Za konec poglejmo, kako lahko vse skupaj strnimo v nekaj ZLATIH PRAVIL:
1. Pozanimajmo se, za koga pišemo. Vsebina za v strokovno revijo, kjer predpostavljamo, da bralci poznajo dogajanje, naj bo drugačna od vsebine za širšo javnost.
2. V obeh primerih bralcem ponudimo vsaj vse osnovne informacije.
3. Poskrbimo za privlačen naslov.
4. Napišimo kratek in jedrnat uvod, ki naj bo sestavljen tako, da lahko stoji tudi sam in bralcu poda vse ključne informacije (nikoli ne vemo, koliko bodo naš tekst skrajšali).
5. Nevsiljivo se pohvalimo z vsem, s čimer se lahko.
6. Tekst razbijmo v vsebinske sklope; s tem urednikom ponudimo možnost, da ga skrajšajo po svoje, ob tem pa še vedno ohranijo najpomembnejše dele zgodbe.
7. Priložimo kakovostne in atraktivne nizkoresolucijske fotografije, primerne za objavo v elektronskih medijih, zraven pa napišimo, da je mogoče za tisk dobiti fotografije tudi v visoki resoluciji.
8. Tekst pošljimo v wordovem dokumentu, izogibajmo se pretiranemu oblikovanju.
9. Več kot želimo nad našim tekstom kontrole, več in bolj natančne informacije moramo posredovati medijem.
10. Bodimo dosegljivi za dodatne informacije in pojasnila.
In nenazadnje - poslanstvo sporočila za javnost je informacija uredništvu, ki služi kot pomoč pri pokrivanju nekega dogodka. Uredništvo ni dolžno našega sporočila objaviti, niti ga ni dolžno objaviti v celoti. Lahko jim služi le kot opora oziroma nabor informacij pri sestavljanju lastnega teksta, ki bo morda (povsem korektno) osvetlil tudi kakšno manj prijetno podrobnost našega dogodka, ki je sami nismo obešali na velik zvon. V tem primeru se ne jezimo na novinarja, ampak skušajmo prihodnji dogodek izpeljati še boljše.
Ni komentarjev:
Objavite komentar